DIRECŢIA GENERALĂ ECONOMICĂ

Direcţia Generală Economică asigură îndeplinirea atribuţiilor în domeniul economico-financiar, investiţiilor şi achiziţiilor publice, precum şi în cel administrativ. Direcţia Generală Economică are în subordine Direcţia Buget Finanţe, Direcţia Administrativă, Direcţia Achiziţii Publice, Serviciul Resurse Umane şi Serviciul Expediţii-Difuzare. Direcţia Generală Economică se subordonează Secretarului general al Institutului Cultural Român.
Direcţia Generală Economică este condusă de un director general.

A. Direcţia Financiar-Contabilă

Direcţia Financiar-Contabilă are în subordine Serviciul Financiar şi Serviciul Contabilitate. Direcţia Financiar-Contabilă este condusă de un director.

1. Serviciul Financiar
Serviciul Financiar este condus de un şef de serviciu şi exercită următoarele atribuţii principale:
1. Asigură elaborarea proiectelor anuale de buget de venituri şi cheltuieli având la bază fundamentările şi documentaţiile întocmite de direcţiile de specialitate din Institut şi îl structurează în conformitate cu clasificaţia bugetară elaborată de Ministerul Finanţelor Publice;
2. Repartizează trimestrial bugetul aprobat;
3. Actualizează bugetul Institutului Cultural Român cu toate influenţele intervenite, respectiv virări de credite de la un capitol la altul, de la un articol de cheltuială la altul, rectificări bugetare, suplimentări din Fondul de rezervă bugetară la dispoziţia Guvernului;
4. Întocmeşte documentaţia privind propunerile de rectificare bugetară;
5. Fundamentează deschiderile de finanţare lunară pe baza propunerilor primite de la celelalte direcţii şi întocmeşte documentaţia necesară şi depunerea acesteia în termen;
6. Avizează referatele privind organizarea unor acţiuni, deplasări interne şi externe, a achiziţiilor de bunuri şi servicii în privinţa angajamentelor legale şi bugetare, lichidarea şi ordonanţarea creditelor bugetare, urmărind, în final, plata la timp a facturilor emise de furnizori şi decontarea cheltuielilor fără a se depăşi creditele bugetare aprobate;
7. Ţine evidenţa angajamentelor legale şi bugetare;
8. Întocmeşte evidenţa financiar-contabilă a tuturor operaţiunilor economico-financiare ale instituţiei;
9. Întocmeşte situaţii privind cheltuielile pe diferite categorii de activităţi (editare de carte, de reviste, cheltuieli pe programe culturale desfăşurate etc.);
10. Întocmeşte situaţii şi informări solicitate de către instituţiile de specialitate ale statului;
11. Organizează activitatea casieriei în conformitate cu prevederile legale, ia măsuri pentru efectuarea tuturor plăţilor în numerar şi în valută, precum şi pentru efectuarea operaţiunilor curente cu băncile;
12. Asigură fondurile necesare pentru deplasările salariaţilor Institutului în ţară şi în străinătate pe baza ordinelor emise şi aprobate de ordonatorul principal de credite; verifică deconturile prezentate şi urmăreşte, împreună cu direcţiile de specialitate, restituirea valutei neutilizate la casieria Institutului şi reconstituirea fondurilor respective;
13. Analizează şi avizează, pentru a fi supuse spre aprobare, propunerile direcţiilor de specialitate privind scoaterea din funcţie a unor fonduri fixe, casarea şi declasarea mijloacelor fixe şi a altor bunuri materiale fără mişcare, potrivit reglementărilor în vigoare;
14. Pune la dispoziţia ordonatorului principal de credite orice informaţii referitoare la activitatea financiar-contabilă a instituţiei;
15. Întocmeşte şi înaintează dările de seamă statistice cu caracter financiar;
16. Asigură respectarea prevederilor legale în vigoare privind acordarea drepturilor salariale pentru salariaţii Institutului, având la bază statele de funcţii şi de personal întocmite de Serviciul Resurse Umane, precum şi ordinelor de încadrare;
17. Pe baza contractelor încheiate cu autorii, calculează drepturile de autor cuvenite ;
18. Pe baza contractelor de prestări servicii calculează remuneraţiile cuvenite ;
19. Stabileşte şi calculează drepturile cuvenite pentru perioada de concediu de odihnă conform prevederilor legale;
20. Stabileşte şi efectuează toate vărsămintele la bugetul statului, în termenele prevăzute de lege, şi asigură depunerea la termenele legale, a declaraţiilor obligatorii privind CASS, CAS, Fondul de şomaj etc.;
21. Calculează drepturile cuvenite pentru concediile medicale în baza actelor medicale avizate;
22. Întocmeşte documentele necesare efectuării viramentelor către stat în termenele prevăzute de lege şi către alte instituţii, cu obligaţiile de plată ale personalului angajat;
23. Avizează referatele interioare de propuneri, iniţiate de direcţii şi proiectele de ordin privind angajarea, pensionarea, promovarea personalului în vederea respectării prevederilor legale privind sistemul de salarizare în sectorul bugetar;
24. Urmăreşte permanent încadrarea în alocaţiile bugetare pentru cheltuielile cu salariile, prevăzute în buget;
25. Întocmeşte raportări lunare, trimestriale, semestriale şi anuale cu privire la structura fondului de salarii utilizat, către Ministerul Economiei şi Finanţelor;
26. Întocmeşte situaţia centralizată cu privire la monitorizarea cheltuielilor de personal pentru instituţiile care funcţionează în subordinea Ministerului Culturii şi Cultelor, finanţate integral de la bugetul de stat, şi predarea acesteia în termenele stabilite de Ministerul Economiei şi Finanţelor;
27. Întocmeşte şi depune la timp Fişele fiscale anuale pentru toţi salariaţii şi colaboratorii Institutului;
28. Întocmeşte documentaţia necesară pentru determinarea cheltuielilor salariale în proiectul de buget al Institutului şi în proiectul de buget rectificat când actele normative o impun;
29. În cadrul acestei direcţii se acordă viza de control financiar-preventiv conform legislaţiei specifice în vigoare asupra tuturor operaţiunilor şi documentelor din care derivă drepturi sau obligaţii patrimoniale între Institut şi alte persoane fizice sau juridice, precum şi asupra folosirii fondurilor materiale şi băneşti prevăzute în bugetul de venituri şi cheltuieli al Institutului, în baza documentelor justificative însoţitoare corespunzătoare, semnate în prealabil de conducătorul direcţiei/compartimentului de specialitate care iniţiază operaţiunea respectivă.
30. Fac obiectul controlului financiar preventiv propriu operaţiunile care vizează în principal:
- Angajamentele legale şi bugetare;
- Deschiderea şi repartizarea de credite;
- Modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a
clasificaţiei
- Bugetarea creditelor aprobate, inclusiv virări de credite;
- Ordonanţarea cheltuielilor;
- Alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului
economiei şi finanţelor.
31. Controlul financiar preventiv se exercită prin acordarea vizei de către persoane desemnate prin ordin al preşedintelui Institutului, conform prevederilor legale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;
32. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv sunt altele decât cele care aprobă şi efectuează operaţiunea supusă vizei;
33. Viza se exercită prin semnătura persoanei desemnate şi prin aplicarea sigiliului personal care va cuprinde următoarele informaţii: denumirea instituţiei, menţiunea „Vizat pentru control financiar preventiv propriu“, numărul sigiliului şi data acordării vizei;
34. Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se înscriu în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu. Pe baza acestuia, se întocmeşte Raportul trimestrial privind operaţiunile supuse controlului financiar preventiv propriu pentru Administraţia Centrală. Trimestrial se transmite Raportul la Ministerul Economiei şi Finanţelor. Procedura de control este cea stabilită prin ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv ;
35. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
36. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.


2. Serviciul Contabilitate
Serviciul Contabilitate este condus de un şef de serviciu şi exercită următoarele atribuţii principale:

1. Asigură în mod direct execuţia bugetară a Institutului şi urmăreşte aplicarea normelor de închidere a exerciţiului bugetar stabilite anual de Ministerul Economiei şi Finanţelor;
2. Asigură înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la operaţiunile efectuate, atât în lei, cât şi în valută.
3. Verifică documentele justificative primite şi întocmeşte notele contabile lunare pentru toate operaţiunile financiare;
4. Prelucrează documentele din punct de vedere contabil folosind planul de conturi pentru instituţii publice în vederea întocmirii dărilor de seamă contabile, trimestriale şi anuale şi le depune la termen;
5. Întocmeşte situaţii şi informări solicitate de către instituţiile de specialitate ale statului;
6. Asigură evidenţa patrimoniului şi înregistrează toate operaţiunile patrimoniale;
7. Asigură desfăşurarea, în condiţii optime, a inventarierii patrimoniului, precum şi valorificarea acestuia în evidenţele contabile;
8. Analizează şi avizează propunerile direcţiilor de specialitate privind scoaterea din funcţie a unor fonduri fixe, casarea şi declasarea mijloacelor fixe şi a altor bunuri materiale fără mişcare, potrivit reglementărilor în vigoare, pentru a fi supuse spre aprobare;
9. Asigură evidenţa şi urmărirea debitorilor;
10. Urmăreşte şi asigură înregistrarea în contabilitate a materialelor, obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe, ţinând evidenţa atât pe locuri de folosinţă în magazie, cât şi pe oameni (sintetice şi analitice).
11. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
12. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.


B. Direcţia Administrativă
Direcţia Administrativă este condusă de un director şi exercită următoarele atribuţii principale:

1. Susţine logistic, prin mijloace proprii sau prin terţi, programele culturale, atât cele desfăşurate la sediul Institutului Cultural Român, cât şi cele desfăşurate în alte locaţii;
2. Întocmeşte lista necesarului de investiţii pe baza datelor centralizate de către personalul din subordine şi în funcţie de bugetul aprobat şi o supune spre aprobare Comitetului director ;
3. Susţine logistic, prin Serviciul Protocol, activităţile de protocol şi de reprezentare;
4. Asigură coordonarea activităţilor de întreţinere, exploatare şi reparare a patrimoniului mobil şi imobil al Institutului, inclusiv parcul auto, prin mijloace proprii sau prin terţi;
5. Colaborează cu toate direcţiile Institutului pentru asigurarea condiţiilor materiale, tehnice şi administrative necesare acestora pentru buna desfăşurare a activităţii;
6. Propune încheierea contractelor de achiziţii publice în domeniul corespunzător activităţii Direcţiei ;
7. Asigură derularea contractelor de achiziţii publice în domeniul corespunzător activităţii Direcţiei;
8. Asigură coordonarea activităţilor de prospectare a pieţii în vederea realizării activităţilor de aprovizionare, dotare, amenajare;
9. Asigură legătura dintre Institut şi alte instituţii publice (ex.: primării, administraţia străzilor etc.) în cadrul domeniului său de activitate ;
10. Asigură, printr-un gestionar, gestionarea patrimoniului mobil şi imobil al Institutului (ex.: mijloace fixe, obiecte de inventar etc.) ;
11. Asigură un curier pentru instituţiile din Bucureşti;
12. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
13. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.

1. Serviciul Protocol
Serviciul Protocol se subordonează Direcţiei Administrative. Serviciul Protocol este condus de un şef de serviciu şi exercită următoarele atribuţii principale:

1. Susţine logistic, prin mijloace proprii sau prin terţi, activităţile de protocol şi de reprezentare;
2. Asigură coordonarea activităţilor de aprovizionare, dotare şi amenajare în vederea desfăşurării în condiţii cât mai bune a activităţii Institutului;
3. Asigură şi urmăreşte încadrarea în consumurile normate (ex.: carburant auto);
4. Verifică şi avizează calculaţii, deconturi în vederea respectării nivelului de cheltuieli aprobate prin lege sau/şi buget (ex.: cost trataţie/persoană, cost masă/ persoană etc.) în cadrul domeniului său de activitate;
5. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
6. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.

C. Direcţia Monitorizare Achiziţii Publice
Direcţia Achiziţii Publice este condusă de un director şi exercită următoarele atribuţii principale:

1. Întocmeşte toată documentaţia necesară în vederea realizării de achiziţii: referat, nota justificativă, documentaţie de atribuire, anunţ de participare, dosarul de achiziţie: documentaţia de atribuire, procesul verbal de deschidere, raportul procedurii, contracte, comenzi şi comunicările aferente, conform reglementărilor legale în vigoare;
2. Întocmeşte dosarul de achiziţie: documentaţia de atribuire, procesul verbal de deschidere, raportul procedurii, contracte, comenzi şi comunicările aferente, conform reglementărilor legale în vigoare;
1. Asigură derularea activităţii de achiziţii publice şi a cumpărărilor directe pe baza reglementărilor legale în vigoare şi a procedurilor interne, pentru servicii, produse şi lucrări;
2. Urmăreşte în permanenţă şi îşi însuşeşte modificările care apar în legislaţia achiziţiilor publice;
3. Întocmeşte proiectul de plan şi planul de achiziţii pe baza datelor centralizate de către personalul din subordine şi în funcţie de bugetul aprobat şi îl supune spre aprobare Comitetului director;
4. Solicită în scris personalului tuturor direcţiilor din Institut datele necesare în vederea realizării achiziţiilor publice (datele tehnice, caracteristicile pe care trebuie să le îndeplinească produsul, serviciul sau lucrarea care urmează a fi achiziţionate, termenul dorit şi estimările financiare legate de achiziţia respectiva);
5. Asigură încheierea de contracte cu furnizorii de utilităţi;
6. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
7. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.

1. Serviciul Achiziţii Publice
Serviciul Monitorizare Achiziţii Publice se subordonează Direcţiei Achiziţii Publice. Serviciul Monitorizare Achiziţii Publice este condus de un şef de serviciu şi exercită următoarele atribuţii:

1. Asigură corecta şi eficienta derulare a contractelor de achiziţii publice încheiate;
2. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
3. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.

D. Serviciul Resurse Umane
Serviciul Resurse Umane este condus de un şef de serviciu şi exercită următoarele atribuţii principale:

1. Întocmeşte statul de funcţii al Institutului, pe baza prevederilor bugetare comunicate de Direcţia Generală Economică, pe care îl supune spre avizare Comitetului director şi apoi spre aprobare ordonatorului de credite;
2. Întocmeşte statul de personal şi îl prezintă spre avizare Comitetului director şi apoi spre aprobare ordonatorului de credite; îl actualizează în raport cu modificările intervenite în structura de personal sau în ceea ce priveşte drepturile salariale;
3. Asigură, în colaborare cu celelalte direcţii, realizarea procesului de evaluare anuală a performanenţelor individuale;
4. Elaborează şi gestionează documentaţia prevăzută de reglementările în vigoare referitoare la salarizare şi la alte drepturi de personal cuvenite personalului angajat (gestionarea fişelor de post, determinarea punctajului total realizat de angajaţi în urma evaluării performanţelor individuale, întocmirea ordinelor de numire în funcţii în urma concursurilor de ocupare a posturilor, precum şi a celor de promovare sau eliberare din funcţii etc.);
5. Asigură banca de date privind numărul de personal, structura personalului pe funcţii, grade şi trepte profesionale, precum şi fondurile de salarii aferente, cuantumul indemnizaţiilor pentru funcţii de conducere, sporuri, salarii de merit;
6. Întocmeşte situaţii statistice privind datele de personal solicitate de Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse şi Ministerul Economiei şi Finanţelor;
7. Asigură valabilitatea înregistrărilor în carnetele de muncă sau registrele de evidenţă a salariaţilor;
8. Completează Registrul general de evidenţă a salariaţilor, potrivit legii;
9. Gestionează dosarele profesionale ale angajaţilor;
10. Stabileşte, în colaborare cu direcţiile de specialitate din Institut, criteriile de recrutare şi selecţie a personalului;
11. Colaborează cu celelalte direcţii la elaborarea tematicilor şi bibliografiei în vederea organizării concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante;
12. Organizează comisiile de încadrare şi promovare a personalului şi asigură secretariatul acestora;
13. Asigură evidenţa personalului şi creează baza de date necesară pentru stabilirea încadrărilor şi a drepturilor băneşti ale acestuia;
14. Centralizează şi monitorizează programarea concediilor legale de odihnă pentru salariaţii Institutului;
15. Întocmeşte dosarele de pensionare pentru salariaţii Institutului care întrunesc condiţiile legale de pensionare;
16. Întocmeşte şi gestionează contractele de muncă, în condiţiile legii;
17. Întocmeşte, vizează şi ţine evidenţa legitimaţiilor salariaţilor;
18. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice.
19. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.


E. Serviciul Expediţii-Difuzare
Serviciul Expediţii-Difuzare exercită următoarele atribuţii principale:

1. Organizează un punct de „expediţii poştale“ pentru expedierea corespondenţei şi coletelor mici în ţară şi străinătate cu ajutorul maşinii de francat, precum şi prin intermediul poştei, poştei rapide, curier, vamă etc.;
2. Analizează stocurile de carte şi publicaţii şi propune măsuri pentru trimiterea la vânzare, donaţii către cei interesaţi, valorificarea hârtiei prin vânzare;
3. Întocmeşte documentaţia necesară pentru acţiunile propuse şi atrage în aceste acţiuni toate direcţiile Institutului Cultural Român;
4. Elaborează programe de difuzare în Bucureşti, ţară şi străinătate a producţiei editoriale a Institutului Cultural Român;
5. Încheie şi urmăreşte derularea contractelor de difuzare cu societăţi credibile, cunoscute pe piaţa de carte şi publicaţii şi care au o reţea de difuzare ramificată în toată ţara;
6. Organizează şi actualizează un sistem de difuzare prin poştă şi on-line; elaborează şi actualizează oferta de carte şi publicaţii în format electronic pentru Internet;
7. Emite şi urmăreşte întocmirea facturilor către clienţi şi distribuirea bunurilor în condiţii optime;
8. Asigură însoţirea bunurilor culturale în timpul transportului (tipografii, clienţi etc.);
9. Urmăreşte încasarea contravalorii vânzărilor şi, în cazul clienţilor rău platnici, ia măsuri de recuperare a soldurilor;
10. Prezintă Serviciului Juridic documentaţia necesară în vederea acţionării pe cale juridică a clienţilor rău platnici;
11. Organizează evidenţa clienţilor;
12. Analizează situaţia retururilor de carte şi publicaţii şi face propuneri de măsuri;
13. Colaborează cu alte departamente şi direcţii în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
14. Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de conducerea Institutului.